Organizzare eventi di beneficenza è un ottimo modo per raccogliere fondi e farsi conoscere ad un ampio numero di persone attive e partecipi sul proprio territorio di riferimento: ecco cosa fare e non fare per realizzare un evento vincente
Organizzare eventi di beneficenza per raccogliere fondi è un metodo che può essere utilizzato da associazioni e organizzazioni grandi e piccole. Anzi, il più delle volte organizzare un evento di beneficenza in una realtà circoscritta, come in un paese, o in un quartiere cittadino, si rivela una scelta vincente, grazie alla forza dei legami di prossimità. Organizzare un evento può essere determinante per raggiungere l’obiettivo che ci si è prefissati nell’ambito di una campagna di crowdfunding oppure per sostenere, in generale, le attività di una associazione. Non deve essere per forza l’unica strada da percorrere: il bello della raccolta fondi è che i metodi si possono sommare e potenziare a vicenda. Vediamo quindi come organizzare un evento di raccolta fondi e alcuni eventi beneficenza davvero efficaci.
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Come si organizza un evento di beneficenza?
L’organizzazione di un evento di beneficenza può essere anche abbastanza complesso, anche se il grado di difficoltà varia in base a tanti elementi. In ogni caso, anche se si parte dal piccolo, è bene pianificare tutto in anticipo, disegnando una vera e propria strategia: affinché sia davvero efficace, ogni evento va gestito con professionalità lasciando poco spazio all’improvvisazione. Ecco alcuni degli aspetti da cui partire e di cui tenere conto ad esempio per organizzare una cena di beneficenza (o qualunque altra attività):
- stabilire chiaramente l’obiettivo che si desidera raggiungere e trovare il modo giusto di comunicarlo al pubblico da coinvolgere, con chiarezza e trasparenza: le persone sono più propense a partecipare, a mettersi in gioco in prima persona e a donare se visualizzano concretamente il motivo per cui lo stanno facendo;
- valutare attentamente le risorse economiche, gestionali, logistiche necessarie all’organizzazione dell’evento: quanto costa ogni singola attività proposta, quanti volontari è necessario impiegare, quanto tempo occorre per allestire le strutture, quali strumentazioni sono richieste, dove le posso trovare, e così via;
- qual è il target o quali sono i target ai quali l’evento si rivolge e quali sono gli strumenti che posso mettere in campo per raggiungerli. A questo proposito, un evento di beneficenza è anche un ottimo modo per entrare in contatto con potenziali donatori, per attivare e intessere relazioni che potrebbero rivelarsi fruttuose anche per il futuro dell’associazione.
Costi e benefici degli eventi di beneficenza
In base a questa analisi, che va condotta attentamente, numeri alla mano, considerate il rapporto tra costi e benefici ed eventualmente rimodellate l’idea di partenza in base a tali considerazioni. Un evento di beneficenza è spesso molto efficace ma al contempo può anche essere molto costoso in termini economici e di investimento di tempo e risorse, specialmente per le realtà più piccole. A questo proposito, potreste anche valutare una sponsorizzazione da parte di un’azienda del territorio.
Evento di beneficenza: esempio
Concerti, spettacoli teatrali, biglietti della lotteria, pesca di beneficenza, sagre di paese, serate danzanti, cene collettive… quando si tratta di organizzare una iniziativa di raccolta fondi le possibilità sono davvero moltissime: partite da un briefing collettivo e lasciate ampio spazio alla creatività e alla fantasia, almeno in fase iniziale. Vediamo ora alcuni esempi di eventi di beneficenza, in modo da offrire qualche idea di partenza:
- aste benefiche dove le persone possono fare offerte per oggetti donati;
- passeggiate tematiche, maratone o corse di beneficenza;
- cene di gala benefiche con biglietti a pagamento, magari con il coinvolgimento di chef e ristoranti rinomati del proprio territorio;
- concerti di beneficenza;
- tombole e bingo;
- giochi di squadra, orienteering e sfide all’aria aperta;
- concorsi di talenti locali;
- sagre e fiere che coinvolgono venditori del territorio o aziende locali che devolvono parte dei loro profitti;
- laboratori e corsi a pagamento su argomenti popolari o curiosi, magari legati al recupero delle tradizioni locali o alla valorizzazione dell’ambiente (cucina, tessitura, disegno, costruzione di oggetti con materiali di recupero…);
- partite di calcio, basket o altri sport, con i ricavi destinati a cause umanitarie.
Sicuramente in base alle caratteristiche della vostra organizzazione e del territorio in cui vivete troverete le idee più adatte, magari anche mescolando alcuni di questi spunti tra loro.
Eventi di beneficenza: consigli e dettagli da non dimenticare
Può darsi che non tutto fili come previsto, ma questo non è importante: tenete a mente quanto accaduto, vi tornerà molto utile in futuro. Per il momento, non dimenticate di:
- costituire un comitato organizzativo all’interno della vostra associazione, una squadra dedicata in cui ciascuno ha un ruolo preciso;
- prevedere un piano b in caso di imprevisti (pioggia, un evento che salta, scarsa partecipazione…);
- raccogliere i contatti dei partecipanti;
- lasciare ai partecipanti un ricordo della giornata (un piccolo gadget, una pergamena, una foto…) e soprattutto ringraziarli e aggiornarli sull’esito della raccolta fondi e sugli sviluppi futuri;
- stringere partnership con altri soggetti che operano sul territorio: associazioni, privati, comitati cittadini, enti pubblici;
- chiedere i partecipanti un feedback relativo all’organizzazione: si può sempre migliorare.
